12 Cara Bagaimana Membangun Kelompok Sadar  Mutu

12 Cara Bagaimana Membangun Kelompok Sadar Mutu

Konsumen selalu mengharapkan bahwa barang yang dibeli selalu bermutu dan untuk menghasilkan barang yang bermutu tidak hanya dicapai dengan "slogan" serta bukan hasil dari satu orang melainkan suatu kelompok secara terpadu dalam kinerja. Penghambat kerja di lingkungan kerja pun harus segera disingkirkan, seperti dalam bentuk prosedur, sarana, faktor fisik dan lain sebagainya.

Upaya untuk membangun kelompok sadar mutu harus dimulai dengan pemahaman bahwa mutu berarti memenuhi atau kelampaui kebutuhan atau harapan pelenggan secara konsisten. Pelanggan bukan hanya berarti pembeli dari luar tetapi juga karyawan atau kelompok lain di dalam perusahaan. Pelanggan ini, baik dari luar maupun dari dalam, hanya dapat merasa puas apabila kebutuhan dan harapan terpenuhi. Jadi, mutu kelompok ditentukan oleh mutu kinerjanya yang terakhir. Pemenuhan standar kinerja semacam ini memerlukan upaya dan kewaspadaan terus-menerus dan membuat pencapaian mutu menjadi tanggungjawab setiap orang.

Memelihara Kesadaran Mutu

Untuk memastikan bahwa setiap orang terlihat dalam upaya membangun mutu, harus diambil langkah-langkah berikut ini :

1. Menyelenggarakan masa perbincangan

Mutu tidak dapat dibangun dengan surat keputusan. Perlu diselenggarakan pertemuan dimana setiap orang diberikan kesempatan untuk berpartisipasi dan menyatakan pendapat. Penyelia harus bertindak sebagai fasilitator kelompok tapi tidak boleh menentukan pandangan kelompok. Untuk berhasil mutu harus benar-benar berdasarkan upaya bersama.

2. Mengupayakan Supaya Kelompok Mengenali Kekuatan dan Kelemahan Kinerjanya

Supaya kemajuan pembangunan mutu dapat dipantau, kelompok harus menilai situasi mereka saat ini lebih dahulu. Kekuatan dan kelemahan yang dikenali oleh anggota kelompok harus dituliskan, sehingga semua anggota kelompok mengetahuinya dan dapat membahasnya untuk memperoleh kesepakatan.

3. Membahas Pentingnya Mutu

Mutu tidak dapat dicapai dengan slogan, tetapi ungkapan yang menarik seperti " mulailah dengan benar" mungkin dapat menggugah kesadaran kelompok. Kelompok harus diminta memberikan apa arti mutu bagi mereka. Banyak jawaban yang dapat diberikan tetapi pengertian pokok yang diharapkan muncul adalah menghilangkan pekerjaan ulang, mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, menaikkan profitabilitas dan menambah kebanggaan.

4. Membangun Komitmen Mutu

Pembahasan mengenai pentingnya mutu akan menyadarkan kelompok bahwa upaya membangun mutu, mutlak bagi keberhasilan kelompok dan perusahaan. Setiap orang harus ikut dan disini yang dibutuhkan yaitu keterlibatan 100 persen. Setiap anggota kelompok harus " tergila-gila" pada mutu. Penyelia harus menahan diri untuk tidak memberi semangat dengan pidato. Sebaliknya, biarkan anggota kelompok menyimpulkan sendiri bahwa mereka harus ikut dalam upaya peningkatan mutu yang tak akan pernah berakhir.

5. Menetapkan Sasaran Mutu

Begitu momentum mutu berkembang, kelompok kemudian diminta menetapkan sasaran mutunya sendiri. Sasaran ini harus mengarah pada penyempurnaan dan harus cukup menantang, tetapi juga harus realistis untuk dapat dilaksanakan. Kalau tidak, saran tersebut bukan hanya tidak efektif tetapi bahkan mengecilkan hati kelompok karena tidak mungkin dicapai. Mutu dicapai dengan langkah-langkah kecil tetapi teratur bukan dengan lompatan-lompatan besar.

6. Menyingkirkan Penghambat Mutu

 Disetiap lingkungan kerja kelompok ada faktor yang menghambat mutu kinerja. Penghambat tersebut dapat berupa kebijakan, prosedur, sarana atau faktor fisik seperti tata cahaya, kebisingan atau arus kerja. Perubahan kecil pada faktor lingkungan seperti ini besar artinya karena menunjukkan kemauan penyelia untuk mendengarkan dan bekerja bersama kelompok.

7. Membantu Anggota Kelompok Dalam Upaya Mereka

Perubahan dan tantangan dapat menimbulkan ketegangan bagi karyawan yang baik. Mereka membutuhkan dukungan dan dorongan pada waktu mereka berusaha memberikan kontribusi pada peningkatan kinerja kelompok.

8. Mengendalikan Proses Kerja

Manajemen mutu yang moderen telah beralih dari inspeksi hasil akir dan mendeteksi cacat ke pengendalian mutu dalam proses dan pencegahan cacat. Perlu dikomunikasikan pada setiap orang yang terlibat bahwa satu-satunya tingkat cacat yang dapat diterima adalah tanpa cacat dan bahwa cacat yang mungkin terjadi harus dapat dicegah dari sumber pada ketika prses pengerjaannya. Sering terjadi bahwa karyawan pura-pura tidak melihat adanya cacat karena takut disalahkan.

9. Mengukur Hasil yang Dicapai

Merupakan kenyataan yang tidak dapat dibantah bahwa apapun yang diukur dan dipantau akan menjadi lebih baik. Pengukuran dalam proses dan pengukuran keluaran yang relevan dengan pekerjaan kelompok dan kepuasaan pelanggan harus dilakukan secara teratur. Tanpa pengukuran yang jelas, mutu akan tetap terlalu abstrak untuk dapat direalisasikan di lapangan.

10. Menghargai Kemajuan, Mengoreksi Kelemahan

Pengukuran tidak ada artinya tanpa konsekuensi. Kelemahan yang dikenali harus dikoreksi dan diatasi sedangkan kemajuan harus diakui dan dihargai secara pantas. Apabila bonus diberikan, harus dibagikan secara adil kepada anggota kelompok.

11. Meninjau Kembali dan Menetapkan Sasaran Baru

Mutu merupakan proses, bukan program. Keberhasilan harus diikuti dengan sasaran baru yang lebih berat. Kelompok harus berusaha untuk terus menerus melakukan penyempurnaan dan menantang diri sendiri untuk lain kali lebih baik lagi. Pengejaran mutu yang tidak kenal menyerah semacam ini akan menempatkan perusahaan di posisi khusus  dimata pelangganya.

12. Memelihara Momentum

Setelah antusiasme awal mereda dan kemajuan menjadi lebih lambat, adalah menjadi tanggungjawab penyelia untuk setiap saat membangkitkan kembali minat anggota kelompoknya.
Buka Komentar
Disqus
Blogger
Pilih Sistem Komentar

Tidak ada komentar